PATVIRTINTA
Kėdainių rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2025 m. spalio 20 d.
įsakymu Nr. AD-1-1099

KĖDAINIŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS CIVILINĖS METRIKACIJOS IR ARCHYVO SKYRIAUS NUOSTATAI

I. SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriaus nuostatai (toliau – Nuostatai) reglamentuoja Kėdainių rajono savivaldybės administracijos (toliau – Administracija) Civilinės metrikacijos ir archyvo skyriaus (toliau – Skyrius) uždavinius, funkcijas, teises ir veiklos organizavimo tvarką.
2. Skyrius yra Administracijos struktūrinis padalinys, tiesiogiai pavaldus Administracijos direktoriui ir vykdantis valstybės deleguotas funkcijas.
3. Skyrius savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, Kėdainių rajono savivaldybės tarybos (toliau – Taryba) sprendimais, Kėdainių rajono savivaldybės mero (toliau – Meras) potvarkiais, Administracijos direktoriaus įsakymais bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais Skyriaus vykdomų funkcijų atlikimą, Kokybės vadybos sistemos reikalavimais (ISO 9001:2015) ir Nuostatais.
4. Skyrius turi antspaudą su valstybės herbu ir Administracijos direktoriaus įsakymu patvirtintą dokumentų blanką.
5. Skyriaus adresai: Didžiosios Rinkos a. 6, Kėdainiai ir Radvilų g. 9, Kėdainiai.

II. SKYRIUS
SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

6. Skyriaus uždaviniai:
6.1. užtikrinti savivaldybei Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu pavestų valstybinių (valstybės perduotų savivaldybėms) funkcijų – civilinės būklės aktų registravimo, įstatymų priskirtų registrų tvarkymo ir duomenų teikimo valstybės registrams, savivaldybėms pagal teisės aktus priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo – atlikimą;
6.2. organizuoti dokumentų tvarkymą ir apskaitą Kėdainių rajono savivaldybės likviduotų įmonių ir Administracijos archyvuose;
6.3. užtikrinti teisėtą Lietuvos Respublikos gyventojų registro (toliau – Gyventojų registras) duomenų bazės naudojimą ir duomenų apsaugą pagal Lietuvos Respublikos asmens duomenų apsaugos įstatymą;
6.4. organizuoti interesantų priėmimą, konsultavimą ir aptarnavimą Skyriaus kompetencijos klausimais.
7. Skyrius, vykdydamas jam pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:
7.1. priima asmenų prašymus įregistruoti asmens gimimą, santuoką, įtraukti į apskaitą užsienio valstybėje įregistruotą gimimą, santuoką, nutrauktą santuoką, mirtį, įregistruoti tėvystės pripažinimą, pakeisti vardą ir (ar) pavardę, pakeisti, ištaisyti, papildyti, atkurti, anuliuoti civilinės būklės akto įrašą, išduoti civilinės būklės akto įrašą liudijantį išrašą, kopiją, daugiakalbę standartinę formą pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/1191, išduoti pažymą, patvirtinančią kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą.
7.2. registruoja asmens gimimą, mirtį, santuokos sudarymą, santuokos nutraukimą, įvaikinimą, tėvystės pripažinimą, tėvystės (motinystės) nustatymą ir tėvystės (motinystės) nuginčijimą, vardo ir (ar) pavardės pakeitimą;
7.3. įtraukia į apskaitą bažnyčios (konfesijų) nustatyta tvarka sudarytas santuokas, užsienio valstybėse įregistruotus ar patvirtintus civilinės būklės aktus;
7.4. pakeičia, ištaiso, papildo, atkuria, anuliuoja civilinės būklės aktų įrašus;
7.5. išduoda civilinės būklės aktų įrašus liudijančius išrašus, kopijas, daugiakalbes standartines formas pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/1191, pažymas, patvirtinančias kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą, tarpininkauja gaunant reikalingus duomenis iš kitų civilinės metrikacijos įstaigų bei Lietuvos valstybės istorijos archyvo;
7.6. teikia reikalingus duomenis apie civilinės būklės aktus Gyventojų registrui;
7.7. organizuoja civilinės santuokos ceremonijas Skyriaus patalpose arba norinčiųjų susituokti asmenų pasirinktoje vietoje pagal Administracijos direktoriaus patvirtintą Santuokos registravimo norinčiųjų susituokti pasirinktoje vietoje tvarkos aprašą;
7.8. piliečių pageidavimu organizuoja ir veda jubiliejines santuokas;
7.9. teisės aktų nustatyta tvarka nagrinėja asmenų prašymus dėl vardo ir (ar) pavardės pakeitimo bei sudaro vardo ir (ar) pavardės pakeitimo bylas;
7.10. teisės aktų nustatyta tvarka sudaro civilinės būklės aktų įrašų pakeitimo, taisymo, papildymo, atkūrimo ir anuliavimo bylas;
7.11. saugo sudarytų pirmųjų civilinės būklės aktų įrašų egzempliorius, organizuoja jų įrišimą į įrašų knygas pagal įrašų rūšis, kasmet sudaro civilinės būklės aktų įrašų abėcėlines rodykles ir civilinės būklės įrašų registrus, tvarko civilinės būklės aktų įrašų archyvą;
7.12. asmenų prašymu kartu su Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija ir Lietuvos Respublikos teisingumo ministerija tarpininkauja gaunant civilinės būklės aktų įrašus liudijančius dokumentus iš užsienio valstybių;
7.13. susirašinėja su kitomis civilinės metrikacijos įstaigomis civilinės būklės aktų įrašų sudarymo klausimais, pažymi civilinės būklės įrašų rodyklėse apie kitų civilinės metrikacijos skyrių atliktus civilinės būklės aktų papildymus, pakeitimus;
7.14. teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją apie užsienio valstybėse įregistruotas mirtis Higienos instituto Sveikatos informacijos centro Mirties atvejų ir jų priežasčių stebėsenos skyriui;
7.15. informuoja sutuoktinius apie bažnyčios (konfesijų) nustatyta tvarka sudarytos santuokos įtraukimą į apskaitą;
7.16. užtikrina valstybės rinkliavos už Skyriaus teikiamas paslaugas surinkimą ir apskaitą;
7.17. rengia ir derina dokumentus (dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašus, dokumentų naikinimo aktus, bylų apyrašų sąrašą, bylų apyrašus ir jų tęsinius) ar jų duomenis su Kauno regioniniu valstybės archyvu per Elektroninio archyvo informacinę sistemą;
7.18. derina įstaigų, kurių steigėja yra Kėdainių rajono savivaldybė, išskyrus nurodytas Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąraše, apskaitos dokumentus ar jų duomenis;
7.19. atrenka naikinti bylas, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, ir organizuoja jų naikinimą arba priima sprendimą pratęsti jų saugojimo terminą;
7.20. sudaro ir teikia Administracijos direktoriui tvirtinti Administracijos dokumentų naikinimo aktus, dokumentų, kurių saugojimo terminas pratęstas, sąrašą;
7.21. rengia pažymas apie Savivaldybės institucijų ir Administracijos metų veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą ir teikia jas Kauno regioniniam valstybės archyvui;
7.22. perima saugojimui (pagal dokumentų perdavimo aktus) Administracijos struktūrinių padalinių, likviduojamų valstybės ar savivaldybės institucijų, įstaigų ar įmonių bei likviduojamų nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentus, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs;
7.23. organizuoja ir vykdo perimtų saugoti Administracijos struktūrinių padalinių, likviduojamų valstybės ar savivaldybės institucijų, įstaigų ar įmonių bei likviduojamų nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų sisteminimą, saugojimą bei naudojimą;
7.24. išduoda pažymas, patvirtinančias likviduotų institucijų dokumentų priėmimą;
7.25. saugomų dokumentų pagrindu rengia ir išduoda pažymas, dokumentų kopijas;
7.26. vykdo archyvinių fondų apskaitą;
7.27. perduoda nuolat saugomus dokumentus saugoti valstybės archyvams;
7.28. teikia metodinę pagalbą Administracijos, biudžetinių įstaigų, savivaldybės įmonių darbuotojams, dokumentų saugojimo, tvarkymo, komplektavimo ir naikinimo klausimais;
7.29. bendradarbiauja ir keičiasi informacija su kitais Administracijos padaliniais ir kitomis institucijomis Skyriaus veiklos klausimais ir Miesto Rotušėje vykstančių renginių organizavimo klausimais;
7.30. atstovauja savivaldybei pagal Administracijos direktoriaus įgaliojimą visų lygių bendrosios kompetencijos teismuose ir kitose teisės institucijose, atlieka atstovaujamojo vardu procesinius veiksmus, rengia procesinius dokumentus teismui;
7.31. registruoja visus Skyriaus gaunamus ir siunčiamus dokumentus pagal patvirtintą dokumentacijos planą ir užtikrina dokumentų apskaitą dokumentų valdymo sistemoje DBSIS;
7.32. tvirtina dokumentų, saugomų Skyriuje, kopijas, pažymas ir išrašus;
7.33. priima ir konsultuoja juridinius ir fizinius asmenis, nagrinėja ir atsako į jų prašymus, skundus, pasiūlymus Skyriaus kompetencijos klausimais;
7.34. rengia ir teikia Tarybos sprendimų, Mero potvarkių, Administracijos direktoriaus įsakymų projektus vykdomų funkcijų klausimais;
7.35. pildo Skyriaus darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius;
7.36. teisės aktų nustatyta tvarka inicijuoja ir organizuoja Skyriui reikalingus viešuosius pirkimus;
7.37. rengia ir teikia informaciją Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijai apie sudarytus civilinės būklės aktų įrašus ir ataskaitas Lietuvos Vyriausiojo archyvaro tarnybai apie dokumentų tvarkymo funkcijos atlikimą, Skyriaus metinę ataskaitą Administracijos direktoriui;
7.38. pagal kompetenciją įgyvendina rajono Tarybos sprendimus, Mero potvarkius, Administracijos direktoriaus įsakymus, vykdo kitus Savivaldybės Mero, Administracijos direktoriaus pavedimus, nurodymus, kurie neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams.

III. SKYRIUS
SKYRIAUS TEISĖS

8. Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius, turi teisę:
8.1. gauti iš VĮ Registrų centro ir kitų institucijų informaciją, reikalingą civilinės būklės aktų įrašams sudaryti;
8.2. gauti informaciją Skyriaus kompetencijos klausimais iš Kėdainių rajono savivaldybei pa-valdžių, viešąsias paslaugas teikiančių, įstaigų ir kitų Administracijos struktūrinių padalinių;
8.3. gauti iš Administracijos struktūrinių padalinių darbui reikalingus dokumentus;
8.4. susirašinėti su Lietuvos valstybės istorijos archyvu, Lietuvos valstybės istorijos archyvo Civilinės metrikacijos dokumentų skyriumi, kitomis civilinės metrikacijos įstaigomis civilinės būklės aktų įrašų sudarymo, pakeitimo, ištaisymo, atkūrimo, anuliavimo klausimais;
8.5. susirašinėti su įvairiomis įstaigomis dokumentų saugojimo ir naudojimo klausimais;
8.6. bendradarbiauti Skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais su Lietuvos Respublikos teisingumo ministerija, Kauno regioniniu valstybės archyvu, kitomis įstaigomis ir organizacijomis;
8.7. reikalauti, kad Administracijos ir jos struktūrinių padalinių darbuotojai, tvarkydami ir per-duodami saugoti archyvines bylas, laikytųsi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimų;
8.8. kviesti kitų Administracijos ir jos struktūrinių padalinių, taip pat institucijų, kitų valstybės, Savivaldybės įstaigų bei organizacijų atstovus nagrinėti ir spręsti problemas, rengti dokumentų projektus Skyriaus kompetencijos klausimais;
8.9. teikti pasiūlymus dėl Skyriaus darbuotojų kvalifikacijos tobulinimo Kėdainių rajono savivaldybės biudžeto lėšomis;
8.10. teikti Administracijos direktoriui pasiūlymus dėl Skyriaus darbo organizavimo gerinimo;
8.11. gauti Skyriaus darbui reikalingas priemones;
8.12. naudotis kitomis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytomis teisėmis.

IV. SKYRIUS
SKYRIAUS DARBO ORGANIZAVIMAS

9. Skyriaus darbui vadovauja ir, vadovaudamasis Nuostatais, jo veiklą savarankiškai planuoja ir organizuoja Skyriaus vedėjas.
10. Skyriaus valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – Darbuoto-jai), į pareigas priimami ir atleidžiami Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos, Lietuvos Res-publikos darbo kodekso ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka. Juos skiria į pareigas ir atleidžia iš jų, nustato darbo užmokestį, skatina, skiria tarnybines nuobaudas, suteikia atostogas ir išleidžia į komandiruotes Administracijos direktorius.
11. Skyriaus vedėjo ir darbuotojų atsakomybę nustato įstatymai, Nuostatai, pareigybių aprašymai.
12. Esant reikalui, Skyriaus Darbuotoją jo atostogų, ligos, komandiruotės metu ar kitais nebuvimo dėl svarbių priežasčių atvejais, pavaduoja kitas Administracijos direktoriaus įsakymu paskirtas Darbuotojas.
13. Skyriaus vedėjas atsako už Skyriui priskirtų uždavinių ir funkcijų įgyvendinimą, o kiekvienas Darbuotojas – už savo pareigų atlikimą.
14. Skyriaus vedėjas tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Savivaldybės administracijos direktoriui. Skyriaus vedėjui tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi Skyriaus Darbuotojai.
15. Administracijos direktoriui priėmus sprendimą atleisti Skyriaus vedėją iš pareigų, paskutinę darbo dieną atleidžiamasis, dalyvaujant Administracijos direktoriaus įgaliotam atstovui, per-duoda reikalus: neužbaigtus įgyvendinti teisės aktus, einamuosius darbus, registracijos žurnalus ir naudojamą Administracijos turtą. Reikalų perdavimo ir priėmimo aktą pasirašo visi dalyvaujantys asmenys. Aktas surašomas dviem egzemplioriais, po vieną kiekvienai šaliai. Atleidžiant kitus Skyriaus Darbuotojus, reikalų perdavimą organizuoja Skyriaus vedėjas.

V. SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

16. Skyrius nėra juridinis asmuo. Skyrius steigiamas, reorganizuojamas bei likviduojamas Administracijos direktoriaus įsakymu.
17. Nuostatai tvirtinami, keičiami arba papildomi Administracijos direktoriaus įsakymu.